O Gmail tem um excelente filtro de spam, que mantém todo o lixo eletrônico longe de sua caixa de entrada e também o recurso “Caixa prioritária”, que exibe seus e-mails mais importantes no topo da caixa de entrada.
A caixa prioritária reconhece os contatos com quem você interage regularmente e usa esse conhecimento para colocar automaticamente os e-mails que são mais importantes no topo da caixa de entrada do Gmail.
Esse é sem dúvida um recurso bastante útil, mas, a caixa prioritária tem uma limitação, ela só organiza os novos e-mails recebidos, ela não faz nada com a tonelada de e-mails que já estão em sua caixa de entrada.
Para contornar essa limitação, você pode criar filtros e marcadores para mover automaticamente os emails para pastas específicas, com base em regras criadas previamente, deixando a caixa de entrada mais limpa.
Por exemplo, imagine que você receba diariamente vários e-mails com ofertas de produtos. Você pode criar um filtro que filtra os e-mails com promoções e coloca eles automaticamente na pasta (marcador) “Ofertas”.
Quando você quiser ler os emails com promoções, basta você clicar na pasta “Ofertas” na barra lateral do Gmail. Nela você encontrará todos os e-mails de promoções que você recebeu e foram filtrados pelo Gmail.
Como organizar automaticamente a caixa de entrada do Gmail:
1. Criando marcadores:
Para começar, você precisa criar marcadores, que nada mais são que pastas, para onde os e-mails serão movidos automaticamente de acordo com os filtros que você irá criar posteriormente para filtrar os e-mails.
Primeiro, clique no ícone de engrenagem do lado direito da página do Gmail, clique em “Configurações” e clique na guia “Marcadores”. Em seguida, role a página para baixo e clique no botão “Criar novo marcador”.
Na janela aberta, digite um nome para o marcador e clique em “Criar”. Pronto, o marcador foi criado e será exibido na barra lateral de sua conta do Gmail. Nesse exemplo, vamos criar o marcador chamada “Ofertas”.
2. Criando filtros:
Para criar o filtro, a primeira coisa que você precisa fazer é testar se ele funciona. Para isso, use o campo de pesquisa do Gmail para procurar os e-mails que contenham palavras, remetentes ou assuntos específicos.
Por exemplo, para criar um filtro para filtrar os e-mails de promoções, você pode fazer uma pesquisa pelos termos: promoção, oferta, desconto, etc, para ver os e-mails que serão filtrados ao pesquisar esses termos.
Se o resultado da pesquisa for satisfatório, clique na pequena seta para baixo do lado direito do campo de pesquisa e clique na opção “Criar um filtro com esta pesquisa” para acessar a janela de criação de filtros.
Na janela seguinte, marque a opção “Ignorar Caixa de Entrada”, a opção “Adicionar marcador”, selecione o marcador que você criou, marque a opção “Também aplicar o filtro a XX conversas”, e clique em “Criar filtro”.
Note que existem outras opções que você pode habilitar, como nunca enviar para spam, marcar como lida, marcar com estrela, marcar como importante, encaminhar para outro endereço de email e assim por diante.
Pronto, o filtro foi criado e todos os emails existentes que correspondem ao filtro serão colocados na pasta do marcador, assim como novos e-mails recebidos. Você pode editar os filtros nas configurações do Gmail.
Se você configurou tudo certo, a sua caixa de entrada deve estar mais limpa, e clicando na pasta “Ofertas” na barra lateral do Gmail você deverá ver os e-mails que foram movidos automaticamente para essa pasta.
Agora que você já aprendeu, pode criar novos marcadores e filtros para organizar outros e-mails que estão em sua caixa de entrada do Gmail, como as atualizações de redes sociais, e-mails de amigos, entre outros.
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